Predpostavimo, da ima organizacija v svojem arhivskem prostoru shranjenih 1.000 registratorjev dokumentarnega gradiva, kar ocenjujemo na 500.000 listov. Rok hrambe za to dokumentarno gradivo je 10 let in velja, da imajo uporabniki vsak dan v povprečju 15 poizvedb po dokumentih iz arhiva (v 22 delovnih dneh 330 poizvedb oz. vpogledov). V povprečju se za vsako poizvedbo skupaj porabi 15 minut, celokupni mesečni stroški delavca, ki upravlja z arhivom in zagotavlja izdajo dokumentov pa znašajo 1.500€.

Predpostavili smo, da vzpostavitev zakonsko skladnega elektronskega arhiva pri zunanjem ponudniku pomeni začetni strošek v višini 15.000€. Stroškov nakupa strojne in programske opreme v primeru zunanjega izvajanja ni, smo pa ocenili, da projekt uvedbe elektronskega arhiviranja, vključujoč tudi pripravo in potrditev notranjih pravil, znaša 15.000€. Ta številka bi lahko bila tudi precej manjša, če opustimo pripravo in potrditev notranjih pravil, kar predstavlja bistveni del tega stroška.

Ocenili smo, da skupen strošek zajema in pretvorbe dokumentov znaša 0,03€ po listu, storitev zakonsko skladne elektronske hrambe 25 GB elektronskega arhiva pri zunanjem ponudniku pa 500€ mesečno (v kalkulaciji je šteta polovica tega stroška; 25 GB naj bi zadostovali za 1 mio skeniranih strani).

Snemanje dokumentov na mikrofilm kot alternativen pristop elektronski hrambi je nekoliko enostavnejši in zato tudi cenejši postopek. Ocenjujemo, da se za to storitev cene celotne obdelave gibljejo okrog 0,02 € po listu. Sama hramba mikrofilmov pri zunanjem ponudniku pa naj bi znesla 0,15 € na mesec po mikrofilmu. Za vsak vpogled v dokument iz mikrofilmskega arhiva pa naj bi ponudnik storitve obračunal dodatna 2 €.

Konkretni primer kaže, da bi s povečano dostopnostjo do dokumentov elektronski arhiv uporabnikom izboljšal raven trenutne storitve, organizacija pa bi na račun zmanjšanega stroška vpogledovanja v dokumente tudi izdatno prihranila v celotnem ciklu hrambe dokumentov (10 let).